Comment réussir l’ouverture d’un restaurant ou d’un hôtel après travaux ? Checklist

L’ouverture d’un restaurant ou d’un hôtel après travaux : construction neuve, extension, ou rénovation/réhabilitation, est en principe parfaitement cadré sur le plan technique et juridique ; il devrait donc fonctionner parfaitement sans accroc, ni désordre. L’expérience révèle que c’est loin d’être le cas.

C’est à la fois la fin d’une aventure de plusieurs mois et le début de plusieurs années d’une nouvelle vie pour un restaurant et un hôtel. Des clients arrivent dans un établissement neuf ou rénové, avec une curiosité souvent aussi importante que leurs attentes. Les enjeux sont donc de taille pour le propriétaire ou l’exploitant, qui se lance dans l’opération, avec l’idée d’en percevoir des bénéfices, tant sur le plan de l’image, qu’au niveau économique.

Nous avons souhaité avec les ingénieurs, architectes et techniciens de Mercure Engineering et notre cabinet d’avocats spécialisé dans le secteur de l’hôtellerie/ restauration et de l’immobilier de loisirs, apporter nos réflexions sur les aspects techniques et juridiques de cette opération décisive pour les propriétaires – exploitants restaurateurs et hôteliers (1). Nous avons revu ainsi les principales phases à respecter, en reprenant le principe de la check-list d’un pilote d’avion avant le décollage.

Un projet de rénovation ou de construction se bâtit sur 3 critères : Coût, Qualité et Délai.

Même si le Coût est pour un investisseur un critère fondamental, il est important de souligner que si cette ouverture se fait en retard, avec des réserves non levées (ex : non-respect du Délai) ou avec un niveau qualitatif insuffisant des travaux et des équipements (Qualité), les réseaux sociaux, Tripadvisor en tête, vont véhiculer une image très négative du « nouvel » établissement, qu’il sera difficile d’effacer rapidement.

L’objectif essentiel est donc de respecter impérativement à la fois la date d’ouverture et la qualité des chambres / espaces publics, les locaux d’exploitation, en restant dans l’enveloppe budgétaire et la réalisation du projet architectural. Si toutes ces questions ne sont pas réglées avant le démarrage des travaux, le projet risque fort de ne pas aboutir de façon satisfaisante et de générer un voire plusieurs contentieux.

En résumé, il faut :

Checklist n° 1

Impliquer le(s) futur(s) exploitant(s) hôteliers dès le début du projet si l’établissement n’est pas géré en direct : l’objectif est de pouvoir prendre en compte les attentes et les modes de fonctionnement futurs. Cela concerne non seulement les zones d’hébergement, mais également la zone de restauration et éventuellement les zones Spa ou bien-être. Ces éléments peuvent notamment être couverts par le contrat d’assistance technique conclu entre le propriétaire des murs et l’enseigne qui va exploiter l’hôtel / le restaurant.
La signature de ce contrat d’assistance technique hôtelière est subordonnée à la signature d’un contrat lié à l’exploitation de l’hôtel sous la marque concernée (2). Les conventions d’exploitation sont également conditionnées par une livraison parfaite et sans réserve du bâtiment d’exploitation. Enfin, en cas de bail commercial, si c’est le locataire qui réalise les travaux il doit adresser une notification au bailleur ou une demande d’autorisation en fonction de la nature des travaux (3).
Définir un programme de travaux complet avec les 3 questions : Quoi ? (Qualité), Quand ? (Délai) et Combien ? (Coût).
S’entourer d’une équipe de techniciens du bâtiment (architecte, maître d’œuvre, bureau de contrôle…) compétente et expérimentée dans le domaine de l’hôtellerie/l’hébergement touristique /l’immobilier de loisirs. Cette activité est en effet très spécifique en raison des multiples normes légales et de ses contraintes. Elle se rapproche moins d’un projet de logement que d’une activité « industrielle » propre à l’immobilier de loisirs avec ses process particuliers (parcours clients, normes ERP, problématique acoustique…).
Cette équipe comprendra la maîtrise d’œuvre (architecte, enseigne qui va gérer l’hôtel, BET, acousticien, contrôleur SSI), bureau de contrôle, CSPS, conseil en assurances, avocats.Suivant la taille et la configuration du projet, un assistant maître d’ouvrage (AMO) pourra être utile, mais en tout état de cause, l’équipe de maîtrise d’œuvre devra être dimensionnée en fonction de la taille du projet. Toute souscription à un contrat d’assurance en Dommage Ouvrage (DO) génèrera l’intervention du bureau de contrôle.
Concevoir le projet de travaux de façon précise et complète, traduire le programme en objet finalisé avec les plans, les dossiers administratifs et les dossiers de consultation des entreprises
Établir un planning/enveloppe budgétaire prenant en compte les dates clés suivantes :
– autorisations administratives (déclaration en préfecture, Permis de Construire ou déclaration de travaux, délai de recours des tiers),
– dates prévisionnelles d’obtention des autorisations administratives purgées,
– date d’ouverture prévisionnelle, avec sa période de pré-opening
Monter et optimiser le dossier de financement des travaux avec les banques en cantonnant au minimum les garanties de remboursement des emprunts
Comme pour toute réalisation de travaux, choisir avec soin une entreprise générale ou plusieurs entreprises en corps d’état séparés (soit librement, soit sur proposition de l’exploitant par exemple en cas de contrat d’assistance technique hôtelière).
Sort du personnel de l’établissement : cette question revêt une importance éventuelle, puisque pendant les travaux de rénovation l’établissement est fermé et que le sort du personnel est lié à la date de réouverture. La direction de l’hôtel est tenue d’informer et de consulter les institutions représentatives du personnel et tout particulièrement le CHSCT et comité d’entreprise.
S’agissant du sort des contrats de travail des salariés de l’hôtel, l’employeur devra opter, en fonction de la durée des travaux entre la mise en activité partielle et une procédure de licenciement pour motif économique. De nombreux hôtels parisiens bien connus comme le CRILLON, le RITZ et le LUTETIA ont opté récemment pour la seconde option, notamment parce que leurs travaux prenaient plusieurs années.

Checklist n°2

Au cours des travaux de rénovation ou de construction, il faut prendra soin :

d’organiser les opérations préalables à la réception en présence des futurs exploitants,
d’intégrer la gestion des FF&E dans le processus de fin de travaux,
de préparer très soigneusement la commission de sécurité en organisant une commission à blanc avec le bureau de contrôle,
de prévoir une phase de prise en main des installations par les exploitants le plus tôt possible,
de s’assurer de la conformité des outils de gestion (logiciels d’occupation, fichiers clients…) avec les normes en vigueur
de préparer et signer les contrats de maintenance pour assurer une continuité de gestion des installations
d’organiser (enfin) l’inauguration officielle… (et de fêter l’évènement).

De simples finitions mal faites et une levée de réserves qui traîne en longueur peuvent « ruiner» une inauguration. Un retard de trois mois seulement peut mettre à mal une saison touristique… Une rénovation ou une construction d’hôtel/ de restaurant est-elle aujourd’hui réaliste sans support juridique actif ?

Checklist n°3

Les points juridiques clés à appréhender.
Pour le maître d’ouvrage, l’intervention des juristes/avocats est incontournable pour s’assurer de l’efficacité juridique des contrats avec les acteurs clés comme les maîtres d’œuvre de conception et d’exécution, assistés par les coordonnateurs, les bureaux d’études et les contrôleurs techniques, les entrepreneurs et leurs fournisseurs, ainsi que les bureaux d’études chargés d’établir les plans d’exécution.
L’expérience démontre que quand le contrat est incomplet, ou mal rédigé, ou que les modifications du projet ne sont pas prises en compte dans des avenants contractuels qui seront indispensables pour s’ajuster au programme des travaux et à ses imprévisibilités les conflits sont presque inéluctables : Le bon sens recommande de ne pas ignorer les jalons importants du processus de construction / de rénovation du restaurant / de l’hôtel. Contrôler juridiquement la partie exploitation est indissociable de l’ouverture de l’établissement, notamment avec le contrat de gestion du restaurant/ de l’hôtel, le bail commercial, ou encore de location-gérance.
Comme il a été dit supra, le juriste en droit du travail sera sollicité sur la partie juridique très sensible concernant le personnel de l’établissement. Il conseillera utilement l’employeur afin de gérer l’avenir de ses salariés et de chiffrer le coût des options retenues. Enfin, les avocats interviendront utilement en amont de la réalisation des travaux en mettant en place une mesure de référé préventif pour éviter en tout état de cause les recours abusifs des voisins. C’est cependant surtout dans la gestion des contentieux que les juristes/avocats interviennent fréquemment avec les tiers et les cocontractants.
Les contentieux à désamorcer et/ou à cantonner avec les tiers.
Les autorisations administratives relatives à l’acte de construire (permis de construire et permis de démolir) sont accordées « sous réserve du droit des tiers », qui peuvent :
– attaquer la légalité de l’un ou l’autre de ces permis ;
– tenter d’obtenir réparation d’un préjudice créé par la mise en œuvre de ce permis, poursuivre directement le titulaire du permis de tribunal. Ces contentieux nombreux sont de nature très variée et poursuivent des objectifs très différents : cela peut aller d’une perte d’ensoleillement à un simple attrait du gain…
Les inévitables contentieux à prévenir et/ou à traiter avec les contractants du projet immobilier
Les occasions de contentieux, d’interprétation des contrats, de mise en cause du maitre d’œuvre ou des entreprises défaillants dans leur mission, sont multiples et formelles ou profondes ; les procédures entamées avec tel ou tel des participant à l’acte de construire, parfois aux côtés du maître d’ouvrage, parfois contre lui, sont fréquentes dans la vie d’une opération immobilière d’un hôtel/d’un restaurant et tout particulièrement après l’achèvement des travaux.
La gestion des contentieux de façon générale dans l’activité de la construction et plus particulièrement en matière de construction/ rénovation d’hôtel ou de restaurant tend à s’alourdir et à mobiliser des moyens (notamment humains et financiers) qui sont très importants. Faire des travaux avec un projet architectural dans un hôtel ou un restaurant, c’est également devoir anticiper d’éventuels contentieux liés à l’image et au respect du droit moral de l’œuvre. Se faire guider par un avocat spécialiste en propriété intellectuelle permettra d’éviter bien des soucis.
En cas de désordres lors de la livraison du bâtiment qui affectent significativement son exploitation, le recours sans délai à un avocat spécialisé sera déterminant pour circonscrire leur impact.

En conclusion, le bon sens et le professionnalisme du maître d’ouvrage – hôtelier ou restaurateur, doivent guider son attitude dans son action, dictée par la recherche de la qualité :

des intervenants au projet de réalisation des travaux ;
du dialogue pour obtenir l’adhésion des principaux décideurs (notamment la municipalité) ;
des produits dans la conception et leur gestion aux étapes clés du chantier;
de ses conseillers juridiques pour la négociation des documents contractuels, des relations précontentieuses et du suivi des inévitables contentieux qui n’auront pu en définitive être évités ou dont après réflexion le maître d’ouvrage prendra lui-même l’initiative.

Restons optimistes. Quand on est bien préparé et qu’on est entouré par des conseils avisés, « on peut tout affronter, quand on sait tout prévoir » (4).

(1) » Il ne faut abandonner au hasard rien de tout ce qui peut être prévu »Citation de Henri-Frédéric Amiel ; (5 mars 1868).

(2) On vise ici par en général un contrat de gestion, un contrat de bail commercial, un contrat de franchise. Ces deux contrats (assistance technique et exploitation), conclus parallèlement, constituent juridiquement un ensemble indissociable et homogène. Leur négociation et rédaction méritent donc une grande attention.

(3) Dispositif existant concernant les baux hôteliers (Art. L 311.1 et 2 du Code du tourisme et l’Art. R 123-3 du CCH) et article déjà paru en 2017 « résidences de tourisme, résidences hôtelières et hôtels, les baux évoluent ».

(4) Antoine–Vincent Arnault / Zénobie 1793.

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